Cara Merangking Di Microsoft Excel

v  CARA MERANGKING NILAI

Selain memberikan materi pelajaran, seorang guru juga dituntut untuk menganalisa proses yang telah dilakukan dan melaporkannya dalam bentuk nilai. Dalam kurikulum KTSP guru dituntut untuk mengurutkan nilai siswa berdasarkan nilai tertinggi yang diperoleh oleh siswa.

Bagi sebagian guru, mengurutkan atau merangking terkadang terasa menyulitkan, akan tetapi dengan menggunakan program aplikasi Microsoft Excel semuanya bisa menjadi mudah. Berikut ini langkah-langkah simple yang penulis susun dengan anggapan bahwa nilai siswa tersebut sudah disimpan dalam excel.

1. Buka file excel nilai siswa

2. Letakkan kursor pada cell rangking seperti contoh gambar berikut

3. Ketik =RANK(

4. Klik Cell nilai siswa yang akan di ranking

5. Ketik pembatas statment-nya (bisa , atau ;  tergantung settingan komputer) dalam 

gambar berikut menggunakan ;

6.  Blok seluruh nilai siswa dari siswa pertama sampai siswa terakhir di kelas tersebut, contoh pada gambar

7. Tekan tombol F4 yang ada pada keyboard, sehingga range yang telah kita blok tadi menjadi ABSOLUT dan ditandai dengan simbol $ pada cell-cellnya.

8. Ketik pembatas statment-nya, sebagaimana point 5.

9. Ketik angka 0 (nol) agar nilai siswa yang tinggi menjadi peringkat 1 (satu) dan seterusnya. (nilai 1 (satu) untuk kebalikannya).

10. Ketik kurung tutup dan tekan tombol enter.

11. Klik dan Tarik cell rangking siswa pertama sampai ke siswa terakhir dalam satu kelas tersebut.

Penggunaan Fungsi LOOKUP Microsoft Excel

v  PENGGUNAAN FUNSI (LOOKUP)

Fungsi Hlookup dan Fungsi Vlookup merupakan bagian dari Fungsi Lookup dan Referensi yaitu digunakan untuk pengolahan data dengan mencocokan data dengan data pada tabel lainnya sebagai referensi.

Logika sederhana tentang penggunaan fungsi Hlookup dan Vlookup pada Microsoft Excel adalah ketika Anda mencari nomor telepon seseorang di buku telepon, Anda pasti akan mencari namanya terlebih dahulu baru kemudian melihat nomor telephonenya. Dengan fungsi Hlookup dan Vlookup, Anda akan mendapatkan nilai yang diinginkan berdasarkan kriteria yang Anda berikan yang terlebih dahulu akan dicocokan pada tabel referensi yang ada.

Syarat penyusunan tabel yang digunakan sebagai referensi adalah pada baris atau kolom pertama harus berdasarkan urutan dari kecil ke besar yaitu jika pada baris atau kolom pertama berupa data angka atau nilai maka urutannya harus -1,0,1 dan jika berupa data teks urutannya harus A-Z.

Bentuk Penulisan Fungsi Hlookup dan Vlookup :

=HLOOKUP(lookup_value;table_array;row_index_num;range_lookup)
=VLOOKUP(lookup_value;table_array;col_index_num;range_lookup)

lookup_value = nilai atau teks sebagai dasar untuk pembacaan tabel
table_array = merupakan tabel referensi
row_index_num atau col_index_num = nomor indeks baris (row) atau kolom (col) pada tabel referensi yang berisi nilai yang kita inginkan berdasarkan hasil pencocokan
range_lookup = bernilai True atau False

Masih bingung ? :-D
Contoh penggunaan fungsi HLOOKUP dan VLOOKUP :

Buka lembar kerja baru dan buatlah tabel seperti gambar berikut :

TABEL 1 merupakan tabel referensi yang disusun horisontal
TABEL 2 merupakan tabel referensi yang disusun vertikal
TABEL 3 dan TABEL 4 merupakan tabel yang mengandung nilai mengikuti tabel referensi

Penggunaan fungsi HLOOKUP dan VLOOKUP terletak pada bentuk tabel referensi yang kita gunakan. Nah, jika kita menggunakan tabel referensi dengan bentuk horisontal seperti pada TABEL 1, maka fungsi yang kita gunakan adalah fungsi HLOOKUP dan jika kita menggunakan tabel referensi yang berebentuk vertikal seperti TABEL 2 maka fungsi yang digunakan adalah VLOOKUP.

TABEL 3 menggunakan TABEL 1 sebagai tabel referensi, dan TABEL 4 menggunakan TABEL 2 sebagai tabel referensi

Lihat TABEL 3 dan masukkan fungsi berikut pada cell berikut ini :
Cell D12 masukkan fungsi =HLOOKUP(C12;C3:G5;2)
Cell D13 masukkan fungsi =HLOOKUP(C13;C3:G5;2)
Cell E12 masukkan fungsi =HLOOKUP(C12;C3:G5;3)
Cell E13 masukkan fungsi =HLOOKUP(C13;C3:G5;3)

Artinya : Nilai Cell D12, D13, E12 dan E13 adalah nilai yang terletak pada tabel referensi yang terletak pada range C3:G5 di baris ke-2 atau baris ke-3, yang diambil berdasarkan nilai pada cell C12 atau C13.

Jika fungsi yang dimasukkan benar maka TABEL 3 akan terlihat seperti berikut :

Lihat TABEL 4 dan masukkan fungsi berikut pada cell berikut ini :
Cell D17 masukkan fungsi =VLOOKUP(C17;I4:K8;2)
Cell D18 masukkan fungsi =VLOOKUP(C18;I4:K8;2)
Cell E17 masukkan fungsi =VLOOKUP(C17;I4:K8;3)
Cell E18 masukkan fungsi =VLOOKUP(C18;I4:K8;3)

Artinya : Nilai Cell D17, D18, E17 dan E18 adalah nilai yang terletak pada tabel referensi yang terletak pada range I4:K8 di baris ke-2 atau baris ke-3, yang diambil berdasarkan nilai pada cell C17 atau C18.

Jika fungsi yang dimasukkan benar maka TABEL 4 akan terlihat seperti berikut :

Kelihatan masih ada yang kurang yah ??

Jika diperhatikan fungsi yang kita gunakan pada contoh diatas tidak mengikutsertakan range_lookup sesuai dengan bentuk umum penulisannya. range_lookup mempunyai nilai True dan False. Nah, pada contoh diatas kita tidak menggunakannya maka range_lookup akan secara otomatis bernilai True.

Nilai TRUE berarti akan mengambil nilai terdekat, dan nilai FALSE akan mengambil nilai yang persis sama. untuk bagaimana perbedaan penggunannya, Anda bisa mencobanya dengan menambahkan nilai TRUE dan FALSE pada fungsi diatas dan lihat perubahannya. Misalnya pada Cell D12 masukan fungsi

=HLOOKUP(C12;C3:G5;2;TRUE) atau =HLOOKUP(C12;C3:G5;2;FALSE) dan lihat perbedaan nya.

Penggunaan Fngsi IF Microsoft Excel

v PENGGUNAAN FUNGSI (IF)

Fungsi IF merupakan fungsi logika, yang artinya suatu nilai mempunyai syarat dan dapat bernilai benar jika syarat terpenuhi serta bernilai salah jika syarat tidak terpenuhi. Secara umum rumus fungsi IF dalam Microsoft Excel adalah sebagai berikut :

IF(Logical_Test;Value_if_True;Value_if_false) atau

IF(Syarat;Hasil_Jika_Syarat_Terpenuhi;Hasil_Jika_Syarat_Tidak_Terpenuhi)

Perhatikan salah satu contoh kasus dibawah ini:

Fungsi IF merupakan fungsi logika, yang artinya suatu nilai mempunyai syarat dan dapat bernilai benar jika syarat terpenuhi serta bernilai salah jika syarat tidak terpenuhi. Secara umum rumus fungsi IF dalam Microsoft Excel adalah sebagai berikut :

IF(Logical_Test;Value_if_True;Value_if_false) atau

IF(Syarat;Hasil_Jika_Syarat_Terpenuhi;Hasil_Jika_Syarat_Tidak_Terpenuhi)

Perhatikan salah satu contoh kasus dibawah ini:

Terdapat daftar nilai siswa-siswi yang mempunyai keterangan lulus dan tidak lulus, dengan syarat jika nilai lebih kecil atau sama dengan 50 maka siswa dinyatakan “Tidak Lulus”.

Dari gambar diatas kita dapat menggunakan fungsi IF untuk memberikan hasil pada keterangan berdasarkan nilai yang didapat. Coba buat tabel seperti pada gambar diatas, dengan mengosongkan data keterangan karena akan diisi menggunakan rumus fungsi IF. Setelah selesai coba masukan rumus berikut ini pada sel D3.

=IF(C3<=50;”Tidak Lulus”;”Lulus”)

Kemudian tekan enter untuk melihat hasilnya, setelah terlihat hasilnya coba copy kan rumus tersebut untuk sel D4 sampai dengan D7.
Fungsi IF diatas adalah fungsi IF sederhana,  kita bisa menggabungkan beberapa fungsi bersamaan dengan Fungsi IF

Fungsi Statistika Microsoft Excel

v  PENGGUNAAN FUNGSI (STATISKA)

Fungsi Statistika

Materi belajar kali ini mengenal beberapa fungsi statistika dan cara menyisipkan fungsi-fungsi tersebut dalam lembar kerja. Ada beberapa fungsi statistika yang sering digunakan pada saat bekerja dengan microsoft excel diantaranya dapat di pelajari pada contoh fungsi dalam posting ini. Penggunaan fungsi statistika juga dapat digabungkan dengan fungsi-fungsi yang lain sesuai kenbutuhan tujuan penggunaan fungsi itu sendiri.

Fungsi-fungsi yang dimaksud adalah sebagai berikut :

=SUM(number1;[number2];...)           : Menjumlahkan data dalam range

=AVERAGE(number1;[number2];...)  : Mencari nilai rata-rata dalam range

=MAX(number1;[number2];...)           : Mencari nilai tertinggi dalam range

=MIN(number1;[number2];...)            : Mencari nilai terendah dalam range

=VAR(number1;[number2];...)            : Mencari nilai variance dalam range

=STDEV(number1;[number2];...)       : Mencari standar deviasi dlm range sampel data

=COUNT(value1;[value2];...)             : Mencari banyaknya data dalam range

Pengoperasian fungsi diatas menggunakan referensi sel (merunjuk alamat sel tertentu).

Pehatikan gambar berikut ini :

       Untuk menghitung jumlah pada fungsi SUM atau fungsi yang lain dalam data tabel diata merujuk pada renge data tabel yang akan dihitung yaitu range D5:D9. ( Tanda titik dua " : " dibaca sampai dengan ). Nah bagaimana cara menyisipkan fungsi ikuti caranya dibawah ini.

 Menyisipkan fungsi dapat dilakukan dengan berbagai cara :

1. Manual/sederhana : 

yaitu dengan menuliskan fungsi secara langsung pada sel tempat menampung hasil perhitungan atau melalui formula bar.

2. Melalui menu Insert Function

Langkah yang dapat dilakukan :

a.     Pilih dan klik menu Insert

b.     Pilih dan klik Function sehingga muncul kotak dialog Insert Function seperti gambar disamping.

c.      Pilih jenis fungsi yang akan digunakan pada kolom "select a function"

d.     Klik OK

e.      Kemudian muncul kotak dialog Function Arguments.

f.       Isi kotak argumen atau klik tombol sebelah kanan kolom argumen.

g.     Klik OK 

 Contoh bila diterapkand alam lembar kerja seperti pada gambar dibawah ini. 

Pembuatan Lembar Kerja Microsoft Excel

v  PEMBUATAN LEMBAR KERJA DENGAN EXCEL

Microsoft Excel merupakan salah satu program dalam windows untuk mengolah data yang brupa angka dan lembar kerja terdiri dari Worksheet (lembar kerja).jika pernah memplajari Microsoft word maka untuk memplajari Microsoft Excel tidklah begitu sulit,di karenakan karena menu-menu yang ada hempir sama dengan menu-menu yang ada di Microsoft Word.

secara default atau secara keseluruhan, tampilan area kerja program microsoft office excel terdiri atas dokumen name, menu bar, tool bar, name bar, formula bar, pointer dan tabulasi. perhatikan gambar dibawah :

Keterangan :

• Formula Bar adalah tempat dimana kita menuliskan rumus formula, tapi harus diingat bahwa penulisan rumus formula bukan berupa angka melainkan alamat cell / cell addressnya. Setiap kali menuliskan formula yang diperlukan harus selalu diawali dengan tanda sama dengan (=) atau tanda tambah (+)

• Name Box adalah tempat yang menunjukkan alamat dari cell / address cell yang ditunjuk oleh pointer.
Name box mencatat alamat cell pointer dengan diawali pencatatan nama kolom (A-IV) selanjutnya nomor baris (1-65536), sebagai contoh :
→ cell B5 dibaca kolom ke-2 ( yakni kolom B) baris ke-5.

Penggunaan Footnote Microsoft Word

v  PENGGUNAAN  FOOTNOTE

Footnote (catatan kaki) dan Endnote (catatan akhir) digunakan untuk memberi penjelasan, komentar tambahan yang lebih mendetil atau referensi untuk informasi tertentu yang ada dalam dokumen.

Berikut tutorial cara mengolah footnote dan endnote. 

Footnote atau endnote terdiri dari:

·       Tanda (dalam bentuk superscript) yang terletak dalam dokumen. Tanda bisa berupa angka, simbol, atau huruf.

·       Isi untuk keterangan footnote/endnote yang terletak di akhir halaman atau dokumen/section.

Cara Menyisipkan Footnote dan Endnote

1.     Klik pada bagian yang ingin disisipkan tanda footnote/endnote.

2.     Pada References tab, Footnotes group, klik Insert Footnote (untuk membuat catatan kaki) atau Insert Endnote (untuk membuat catatan akhir).

3.     Sekarang kursor akan berpindah pada bagian untuk mengetik isi footnote/endnote.
Catatan: Secara default, MS Word akan menempatkan isi Footnote di akhir halaman sedangkan isi Endnote di akhir dokumen.

4.     Untuk merubah format footnote/endnote, klik tanda Dialog Box Launcher ( ) pada Footnotes.

5.     Pada kotak dialog Footnote and Endnote, bagian Format, pilih format angka yang diinginkan. Bila ingin menggunakan simbol, klik tombol Symbol.

6.     Klik Apply untuk mengganti format.

7.     Selanjutnya di samping angka atau simbol, ketik isi footnote/endnote.

8.     Untuk menambah footnote/endnote lain dengan nomor berurutan, klik pada bagian dokumen yang akan diberi tanda footnote/endnote dan tekan:

o    CTRL+ALT+F untuk footnote.

o    CTRL+ALT+D untuk endnote.

Penggunaan Header Dan Pooter Microsoft Word

v  PEMGGUNAAN HEADER DAN FOOTHER

Header dan footer adalah tempat di bagian atas atau bawah halaman yang dapat diisi dengan teks, gambar, autoshapes, dan informasi lainnya. Header and footer akan ditampilkan di setiap halaman. Cara membuatnya adalah klik tab Insert, kemudian pilih Header and Footer, maka secara otomatis akan tampil area header dan area footer. Pada saat klik Header, muncul beberapa pilihan Built In antara lain sebagai berikut.

Gambar 5.48. Kotak dialog Header and Footer

Penggunaan Numbering Microsoft Word

v  PENGGUNAAN NUMBERING

a) Tempatkan kursor pada baris atau paragraf yang akan disisipkan bullets.

b) Klik tab Home, kemudian pada submenu Paragraph pilih tombol Bullet, maka akan tampil kotak dialog sebagai berikut.

Gambar 5.46. Pilihan bullets

c) Klik pada tombol Bulleted, dan pilih salah satu bullets yang diinginkan. Klik tombol Define New Bullet untuk memilih jenis lain.

d) Klik OK untuk menutup kotak tersebut.

·      PENOMORAN BARIS

2) Penomoran Baris

a) Posisikankursor pada baris atau paragraf yang akan disisipkan nomor baris.

b) Klik tab Home, kemudian pada submenu Paragraph pilih Numbering.

c) Klik pada tombol Numbered dan pilih salah satu numbering yang diinginkan, kemudian klik OK untuk menutup kotak tersebut

Penggunaan Kolom Microsoft Word

v  PENGGUNAAN KOLOM

Fitur Columns (kolom) di Microsoft Word biasanya digunakan untuk mengatur teks seperti pada koran atau jurnal penelitian yang terbagi menjadi beberapa kolom.

Cara Membuat kolom

1.     Pilih orientasi kertas, pada Page Layout tab, Page Setup grup, klik Orientation. Pilih Portrait atau Landscape.

2.     Pilih kumpulan teks seperti contoh berikut.

3.     Pada Page Layout tab, Page Setup grup, klik Columns.

4.     Pilih Two untuk membuat dua kolom.

5.       Pada contoh ini terdiri dari dua bagian:

1.       Judul (Lorem Ipsum) = satu kolom.

2.       Isi = dua kolom.

Untuk gabungan ini, Microsoft Word akan otomatis membuat Section Break (Continuous).

6.       Pada kolom, teks akan mengalir sampai batas bawah halaman kemudian baru berpindah ke kolom selanjutnya.

7.       Jika Anda tidak menginginkan teks sampai batas bawah halaman maka dapat menggunakan Column Break.

Caranya:

1.     Letakkan kursor di depan teks yang akan dipindahkan.

2.     Pada Page Layout tab, Page Setup grup, klik Breaks.

3.     Pada bagian Page Breaks, pilih Column.

4.     Microsoft Word akan memindahkan teks ke kolom berikutnya.